自2009年以来，我所一直致力于电子办公的改进，随着知识产权局、商标局和新闻出版局等几个上级主管部门申请文件的电子化，至今，我所除诉讼案件没有采用电子申报以外，其他案件提交全部电子化。
电子化申请文件有着以下优点：
一是电子申请文件传递迅速，克服了邮寄的缺点。由于电子申请本身的特点，通过数字证书，能安全无误、快速地和国家知识产权局进行文件传送。文件通过专利电子申请系统递交后，能立即得到服务器回馈，如文件是否收到、收到哪些文件等。同时，专利电子申请用户能立即通过登陆中国专利电子申请网查询到相应递交文件和通知书信息，避免了邮寄时需要妥善保存邮寄收据作为递交证据的麻烦。

    　二是电子申请受理迅速，代理机构内部录入信息准确。我所采用电子方式递交新申请后，很快就能接收到受理通知书，并能尽快地进行流程处理，在较短时间内将相关文件和信息转达给客户。接收的受理通知书为电子形式，能方便快速地复制、传送，同时还能直接复制、登记相关信息，避免了收到纸件通知书后需要人工重新录入申请相关信息的麻烦。

    　三是专人管理，减少差错。我所由专门的人员负责实施电子申请，统一制作、提交专利申请及中间文件，下载受理通知书、中间文件等。通过专人负责，便于对电子申请中出现的问题进行总结，及时解决出现的问题，使提交的专利申请及中间文件等更准确无误，减少不必要的补正。

　　四是节约成本，为低碳社会作贡献。电子申请系统使我所与国家知识产权局、客户之间均以电子方式交流沟通，不仅便捷，还促使我所逐步向无纸化办公的方向迈进。3年来，我所不仅节省了打印、复印、邮寄等办公费用，也解决了为堆放越来越多的纸件档案而不得不专门挪出办公空间的尴尬。

　　五是调整内部流程，适应电子申请。使用电子申请后，我所内部流程根据自身需要作了相应的调整，初期内部人员和客户可能会有些不习惯，但坚持3年多来，通过不断沟通和调整，工作人员和客户逐渐觉得这种方式越来越好。